A nyár a szabadtéri rendezvények, fesztiválok, koncertek időszaka, ami 2023-ban a pandémiával terhelt évek után itthon újra virágozni látszik. Egy ilyen rendezvényen a fák hűs árnyékában, egy hideg itallal a kézben, és egy jó koncertet hallgatva a legtöbben biztosan nem az informatikára gondolnak. Pedig a szabadtéri rendezvények mögött is rengeteg IT kihívás és munka áll, amin nemcsak a vendégek felhőtlen élménye múlik, hanem sokszor az egész esemény sikeressége áll vagy bukik. Juhász Viktor az idei SopronFest informatikai szolgáltatója, az iSolutions ügyvezetője szerint a hazai fesztiválszervezés mára elért egy nagyon magas szintet, így ezeken a rendezvényeken az informatikai megoldások terén is olyan komoly háttér kiépítésére van szükség, ami megfelel a megnövekedett elvárásoknak.

“Egy fesztivál esetén a jó IT szolgáltató tudja, hogy az informatikát nemcsak össze kell rakni, de működésben is kell tartani. Ilyenkor a legfontosabb a felkészülés, mert ha a rendezvény közben bármi gond felmerül, azt szinte már esélytelen úgy megoldani, hogy ne legyen valamilyen következménye. Tehát már jóval az indulás előtt beszélni kell minden szervezővel és össze kell egyeztetni a különböző igényeket. Ez nálunk nagyon jól működött, mert a sok közreműködő elmondása alapján tényleg egy részletes és hatékony forgatókönyvet tudtunk összerakni.” - számolt be SopronFest-es élményeiről Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

IT szakember vs. szolgáltató - Az nem ugyanaz? Nem bizony!

A legtöbb hazai fesztivál kicsiben kezdi és évről-évre növi ki magát, sokszor országos- vagy világszintű eseménnyé. Természetesen minél nagyobb egy rendezvény, annál összetettebb problémákat kell megoldaniuk a szervezőknek minden területen, amibe az informatika is beletartozik. Számos fesztivál esetében a múltban még elég volt egy IT szakember, aki összerakta az informatikai rendszert, de ma már a legtöbb rendezvénynek a digitális fejlődés és az egyre bonyolultabb infrastruktúra miatt szolgáltatás szintű informatikai megoldásra van szüksége.

A szakember és a szolgáltató közötti egyik legnagyobb különbség, hogy a szolgáltató több, különböző kvalitású munkatárssal dolgozik együtt, így például a projektmenedzsmentre és a kapcsolattartásra is külön embere van. Emellett a jó IT szolgáltató a több munkatársnak köszönhetően biztosítani tudja a folyamatos rendszerfelügyeletet és a 24 órás készenlétet, ami szintén nagy hozzáadott érték a fesztiválokon, hiszen ilyenkor a legtöbb esetben azonnali megoldásra van szükség.

“Ami a fesztiválszervezés esetében az IT szolgáltató mellett szól, hogy képes átmenni a felhasználó oldalára és gondol olyan banális dolgokra is, amikre egy informatikus nem feltétlenül fordít figyelmet, mert magától értetődőnek tartja. Ilyen lehet például az, hogy gondolunk arra, hogy legyen minden fajta kábel átalakító a különböző notebook-okhoz, és viccesen hangzik, de ilyenkor arra is oda kell figyelni, hogy legyen elég egérpad, vagy elosztó. Mi rengeteg ilyen kiegészítőt vittünk a helyszínre és jól tettük, mert bizony kellett és használták.” - fejtette ki Juhász Viktor.

A felhőalapú rendszerek biztosítják a legjobb informatikai megoldást a fesztiválokon is

A felhőrendszerek elterjedése óta látványos mértékben fejlődött a cégek informatikája, a technológia pedig nemcsak a vállalatok világát, de a fesztiválokat is meghódította. A rugalmas skálázhatóság, az adatok helytől és eszköztől független elérése, az együttműködés hatékony támogatása, valamint a magas szintű adatbiztonság csak néhány olyan tulajdonsága a felhőrendszernek, ami a rendezvények esetében óriási előnyt jelent.

“Jelenleg csak a felhő képes arra, hogy 2-3 napra is olyan szintű informatikai rendszert rakjunk össze a fesztiválokon, amilyet egy több száz fős cégnek. Nekünk is nagyon izgalmas tapasztalat volt, hogy olyan komplex és hibatűrő rendszert építettünk ki, mint azoknak a partnereinknek, akiknél évek óta szolgáltatjuk az informatikát. Nagyon elégedettek voltunk azzal, ahogyan ezt a felhőből gyorsan és hatékonyan meg tudtuk oldani.” - árulta el Juhász Viktor IT szakértő.

5 pofon, amibe a fesztiválszervezés belefuthat, ha nem a jó IT szolgáltatóra bízza az informatikát

Súlyos adatbiztonsági kockázat - A több ezer fős rendezvényeken a hálózatok elválasztása kritikus fontosságú, hiszen a nem megfelelően kezelt hálózatok súlyos adatbiztonsági kockázatot rejtenek magukban. A hozzáértő IT szolgáltatónál alapszabály, hogy nem szabad publikus wifit szolgáltatni és a zárt rendszerű hálózatokat is el kell különíteni egymástól, hogy csak azok férhessenek hozzá akinek jogosultságuk van.

Murphy törvénye - A rutinosabb szervezők már tudják, hogy a fesztiválokon általában beüt a híres törvény, miszerint ami elromolhat, az el is romlik. Egy felkészült IT szolgáltató nem bízza a véletlenre és már jóval a rendezvény indulása előtt mindent többször tesztel, hogy élesben már minden biztosan működjön és ne érjen senkit kellemetlen meglepetés.

Improvizáció - Egy fesztiválon lehet helye az improvizációnak, de maximum a színpadon és nem a szervezésben. Az informatika esetében az egyik legfontosabb szabály, hogy a legapróbb részleteket is előre meg kell tervezni, mert a rendezvény alatt már nincs lehetőség a rögtönzésre. Az a szakember vagy szolgáltató, aki úgy gondolja, hogy majd menet közben oldja meg a kérdéseket, nagy valószínűséggel már csak a tüzet fogja oltani akkor, amikor félre siklanak a dolgok.

Kergetni kell a szakembert - Egy nagyobb fesztiválon a szervezőknek nagyon kevés idő áll a rendelkezésükre, így ha felmerül egy probléma, azt helyben és azonnal kell megoldani. Ilyen helyzetben rendkívül bosszantó, amikor órákig kell keresni az informatikával foglalkozó szakembert, hogy segítsen. A jó IT szolgáltató folyamatos ügyeletet biztosít és ő maga járja körbe a helyszínt és nyújt támogatást annak érdekében, hogy a rendezvényen közreműködők maximálisan a feladatukra koncentrálhassanak.

Rossz ritmus - A fesztivál lüktetését nemcsak a vendégek, de a jó IT szolgáltató is átveszi. Ahhoz, hogy minden zavartalanul és hatékonyan működjön, a szolgáltatónak szigorúan be kell tartania a szervezés által diktált tempót. Egy jó szolgáltató ennek érdekében minden közreműködőt felkeres és egyeztet velük a szükséges részletekről, betartja a fontos határidőket és olyan ütemben végzi a munkát, hogy mindenkinek időben biztosítsa a feladat végzéséhez fontos eszközöket és a megfelelő körülményeket.

“Az ember azt gondolná, hogy amikor egy fesztiválon a nulláról kell felépíteni az informatikai rendszert, az rendkívül bonyolult és nehéz feladat, pedig sokkal könnyebb, mint sok cégnél, ahol meg van kötve a kezünk. A mögöttünk álló fesztiválon nem volt előttünk akadály, így úgy tervezhettük meg és rakhattuk össze az informatikát, ahogyan az a nagy könyvben meg van írva, és ennek megfelelően végig kiválóan működött a rendszerünk. Nagyon örülünk annak, hogy a szervezés is maximálisan meg volt vele elégedve és sikeresnek bizonyult az együttműködés.” - zárta Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

• fesztivál iSolutions IT

---

Tetszett a cikk? Oszd meg másokkal is!